| Autor: Jens Kürschner | Keine Kommentare

Gewerbeanmeldung und Gründung der Rechtsform Einzelunternehmen oder GbR

Nachdem mein kleiner Beitrag zum Thema „UG – ja oder nein“ relativ gut ankommt, möchte ich nun eine weitere oft gestellte Frage junger Unternehmensgründer und künftiger Selbstständiger klären. Wie ist das eigentlich mit der Gründung von kleineren Unternehmen?

[Vielleicht an dieser Stelle auch interessant: Mein Beitrag zum Vergleich der UG mit einer GmbH – was sich am besten für Gründer eignet: Hier klicken]

 

Hintergrund

Wenn es um das Thema Selbstständigkeit und Unternehmensgründung geht, so kommt man sehr schnell mit diversen Rechtsformen, wie der UG, der GmbH, der AG oder der englischen Limited (Ltd.) in Kontakt. Für sehr viele Personen sind dies aber die oft zitierten Kanonen, die auf Spatzen schießen. So gibt es sehr viele Gründer, die etwa die Selbstständigkeit neben dem Berufsleben anstreben. Auch in diesen Fällen ist es natürlich notwendig ein Unternehmen zu gründen. Eine GmbH wäre hier bspw. nicht nur unnötig, sondern würde die meisten Gründer in diesen Fällen auch einfach überfordern.

Im Nachfolgenden möchte ich einen kurzen Leitfaden präsentieren, der durch die wichtigen ersten Schritte von der Idee bis zur vollständigen Anmeldung führt.

Hinweis: Die Aussagen auf dieser Seite entsprechen grundsätzlich dem Standard und auch meinen persönlichen Erfahrungen in mehreren Städten. Nichtsdestotrotz können Details je nach Region abweichen, weshalb man im Zweifel nicht davor zurückschrecken sollte, direkt beim zuständigen Amt nachzufragen. Darüber hinaus kann der Leitfaden natürlich nicht alle Optionen und Eventualitäten abdecken. Im Zweifel sollte man sich an einen Experten wenden.

 

1. Schritt. Was bin ich und was will ich?

Zunächst muss man sich darüber klar werden, was man eigentlich möchte. Möchte man ein größeres Unternehmen gründen und von dem Gewinn eine Familie ernähren oder möchte man sich lediglich ein kleines Zubrot verdienen, bzw. erst einmal abwarten wie sich das Ganze entwickelt? Die nachfolgenden Schritte passen grundsätzlich auf beide Richtungen. Der Fokus liegt aber auf kleineren Vorhaben, da große Projekte trotzdem einen etwas anderen Blickwinkel benötigen. Insbesondere werden bei großen Projekten schnell diverse Freibetragsgrenzen gerissen und erfordern eine komplexere Buchhaltung.

Die zweite Frage muss lauten, welche Struktur mein Unternehmen haben soll.

  • Arbeite ich von zuhause aus oder habe ich ein externes Büro?
    Weiß ich, dass ich extern arbeite, so sollte man mit der Anmeldung warten, bis die Geschäftsadresse tatsächlich vorhanden ist. Ansonsten muss man die Anmeldung sofort wieder ummelden, was mit zusätzlichem Aufwand und Kosten verbunden ist.
  • Wie risikoreich ist mein Vorhaben (im Sinne von potentieller Haftung)?
    Sofern mein Vorhaben ein hohes Risiko einschließt, sollten durchaus Rechtsformen, wie die UG oder die GmbH in Betracht gezogen werden. Allerdings kann man sich auch ohne beschränkte Haftung gegen potenzielle Forderungen versichern, was im Einzelfall zu prüfen ist. Nähere Infos zum Haftungsschutz gibt es auch in meinem Beitrag zur UG. Einen Vergleich der UG mit der GmbH (Vor- und Nachteile) findest du in meinem anderen Beitrag hier.
  • Wer sind meine Kunden und was erwarten diese von einem Unternehmen, wie dem meinigen?
    Erwarten meine Kunden, dass ich die Mehrwertsteuer ausweise oder ist dies egal? Sehen meine Kunden eine andere Gesellschaftsform, wie die GmbH ggf. kritisch?
  • Gründe ich alleine oder im Team?
    Bin ich Einzelunternehmer oder Gesellschafter einer GbR? Bei letzterem muss vorab in jedem Fall ein entsprechender Vertrag geschlossen werden (ein Musterbeispiel gibt es hier). Theoretisch genügt für die Gründung einer GbR zwar ein Handschlag, die Ämter hätten aber gerne etwas schriftliches ;).
  • Benötige ich weitere Mitarbeiter?
    Ein Angestelltenverhältnis bei einem Einzelunternehmen wird von manchen Personen kritisch gesehen und erschwert dem Gründer damit die Personalsuche.
  • Welche Tätigkeit übe ich aus?
    Ggf. muss kein Gewerbe angemeldet werden, da die Unternehmung als freier Beruf anerkannt wird, was diverse steuerliche Vorteil hätte.
  • Ist mein Arbeitgeber einverstanden, wenn ich die Unternehmung neben meinem Job betreibe?
    Dies ist im Vorfeld zu klären, damit im Nachgang keine Schadensersatzforderung und Kündigung ins Haus flattern.

Die Liste lässt sich noch weiterführen, was am Ende fast schon einem Businessplan gleicht, welcher vor jeder Gründung vorhanden sein sollte, aber nicht Teil dieses Beitrags ist.

Im Folgenden gehen wir davon aus, dass die Wahl nach intensiver Vorbereitung auf ein Einzelunternehmen (ggf. freier Beruf) oder, wenn im Team gegründet wird, eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) gefallen ist.
Die Gründe für diese Entscheidung können vielfältig sein. Möglicherweise handelt es sich um einen der folgenden Fälle:

  • Das Unternehmen tätigt Dienstleistungen mit geringem Haftungsrisiko, wird neben dem Beruf betrieben und soll im Jahr lediglich einen 4-stelligen Betrag erwirtschaften.
  • Das Unternehmen ist eine kleine Idee dreier Freunde, die sich neben ihrem Studium ein paar Euro dazuverdienen wollen.
  • Der Einzelunternehmer bietet seine Dienste als Freelancer an und benötigt das Unternehmen, um hierüber Rechnungen schreiben zu können.
  • Es soll eine GbR als Vorstufe zu einer späteren GmbH gegründet werden.

(Die dargestellten Schritte sind natürlich auch für alle anderen Rechtsformen relevant, obgleich der Kontext dort teilweise ein anderer ist oder auch weitere Schritte (Notar, Handelsregistereintragung, etc.) nötig sind)

 

Mini-Exkurs „Freier Beruf“

Ob eine Tätigkeit als freier Beruf anerkannt wird entscheidet in der Regel immer das Finanzamt. Dieses verlangt hierfür in aller Regel entsprechende Nachweise über die besondere Befähigung, den jeweiligen Beruf ausführen zu können. Dies bedeutet, dass bspw. nicht jede journalistische oder beratende Tätigkeit automatisch als freier Beruf eingestuft wird. Relevante Berufserfahrung oder eine entsprechende Ausbildung sind in der Regel Grundvoraussetzung.
Geht man davon aus, dass die eigene Unternehmung als freier Beruf eingestuft werden könnte, so sollte man dies zuallererst mit dem zuständigen Finanzamt schriftlich abklären.
Nur dann ist eine Gewerbeanmeldung (Schritt 2) nicht notwendig. Andernfalls muss immer ein Gewerbe angemeldet werden.

 

2. Schritt. Die Gewerbeanmeldung

Hat man sein Vorhaben geplant und möchte das Ganze endlich auf feste Füße stellen, muss zunächst eine gewerbliche Tätigkeit angemeldet werden (Ausnahme: freie Berufe; siehe Schritt 1). Dies geschieht in der Regel beim zuständigen Gewerbe- oder Ordnungsamt. Eine kurze Suche auf der Webseite der Stadt, in welcher man das Gewerbe anmeldet, gibt hierüber genauer Aufschluss.

Vorab sollte geprüft werden, ob für die angestrebte Tätigkeit eine Gewerbeerlaubnis benötigt wird. Dies ist beispielsweise für Taxiunternehmen, Waffenhandel, Fahrschulen, Maklertätigkeiten oder Pflegedienste notwendig. Zur Recherche kann in einem ersten Schritt das Internet via Suchmaschine befragt werden. Auch die Webseite der Stadt kann Auskunft liefern. Ist man sich weiterhin unschlüssig (es gibt hier bspw. auch regionale Unterschiede), hilft ein unkomplizierter Anruf beim zuständigen Amt.
Sollte die Unternehmung eine Erlaubnis benötigen, so ist zunächst diese zu beantragen, bevor die eigentliche Anmeldung durchgeführt werden kann. Da der Ablauf dieses Antrags sowie die anschließende Prüfung sehr unterschiedlich ablaufen kann, sollte man sich hierzu rechtzeitig beim entsprechenden Ansprechpartner der Stadt erkundigen. Die Gewerbeerlaubnis kann zudem je nach Stadt und Tätigkeit einige tausend Euro kosten.
Ist alles genehmigt, so kann die eigentliche Anmeldung starten.

Diese besteht im Wesentlichen nur aus einem relativ einfach aufgebautem Formular zur Gewerbeanmeldung und ist beim zuständigen Amt oder in einigen Städten auch online erhältlich.
Hat man den Fragebogen ausgefühlt, so muss er zusammen mit Kopien der Personalausweise aller Gründer sowie (bei Teamgründungen) dem Gesellschaftervertrag an die zuständige Stelle gegeben werden. In den meisten Städten kann man die Unterlagen auch bequem per Post oder sogar online verschicken.
In einem letzten Schritt muss nur noch eine kleine Gebühr (je nach Stadt unterschiedlich, ca. 15 bis 60 Euro pro Gründer) für die Anmeldung gezahlt werden. In der Regel bekommt man hierzu ein Überweisungsformular zugeschickt oder zahlt vor Ort bar oder mit ec-Karte.
Sobald der Zahlungseingang und die Unterlagen geprüft worden sind, nichts fehlt oder falsch lief, erhält man seinen Gewerbeschein per Post und darf theoretisch offiziell tätig werden – ohne Steuernummer kann aber zumindest nichts verdient werden, weshalb auch der nächste Schritt zu beachten ist.

Gleichzeitig werden die Anmeldedaten an relevante dritte Institutionen und Ämter weitergeleitet. So bspw. an das ansässige Finanzamt (siehe nächster Schritt), an die IHK oder HWK, an die Krankenkasse, das Arbeitsamt, etc. pp.
Für diesen Leitfaden ist hiervon lediglich das Finanzamt relevant. Ggf. bekommt man einige Tage oder Wochen nach der Anmeldung auch von den übrigen Beteiligten Post. Die Hinweise dort sind entsprechend zu befolgen, bzw. sind dann weitere Infos im Internet einzuholen ;).
Der Übersicht halber geht dieser Artikel auch nicht auf die Voraussetzungen zur Mitarbeiterbeschäftigung ein.

Die IHK Berlin hat den ganzen Prozess in einem Video recht anschaulich dargestellt (die Information zur Steuernummer ist dort allerdings sehr vereinfacht dargestellt, weshalb du unbedingt noch weiterlesen solltest!):

 

3. Schritt. Die Anmeldung beim Finanzamt

Wie erwähnt, gibt das Amt, bei welchem die Gewerbeanmeldung erfolgt ist, die Daten auch an das jeweilige Finanzamt weiter. Dieses prüft wiederum die Daten und sendet dir kurz darauf einen weiteren (deutlich umfassenderen) Fragebogen zu, welcher auszufüllen ist.

Das Formular für Einzelunternehmer unterscheidet sich leicht von dem für GbR-Gründungen.
Grundsätzlich sind die Felder allerdings sowieso selbsterklärend, da zudem eine Ausfüllhilfe mitgeschickt wird.
Wichtig sind vor allem die Angaben zu Vorauszahlungen, Gewinnermittlungsverfahren, Kleinunternehmerregelung, Soll-/Istversteuerung und USt-IdNr. Je nach angepeilter Tätigkeit können auch noch weitere Felder, wie Lohnsteuer (bei Beschäftigung von Mitarbeitern) relevant sein. Wer sich hier unsicher ist, sollte einen Steuerfachmann aufsuchen (in diesen Fällen auch insbesondere für die spätere Steuererklärung ratsam).

Die genannten wichtigen Bereich im Überblick:

  • Vorauszahlungen
    Gerade bei kleinen Unternehmungen kann zu Beginn keine Aussage über künftige Umsätze getroffen werden. In der Regel kann man in diesem Fall mit dem Finanzamt vereinbaren, dass diese Daten (wenn überhaupt künftig notwendig) nachgereicht werden.
  • Gewinnermittlung
    Bei kleineren Vorhaben und insbesondere, wenn man sich mit Buchführung nicht so gut auskennt, sollte hier die Einnahmenüberschussrechnung gewählt werden, wodurch du bei der Steuererklärung lediglich Einnahmen und Ausgaben auflisten musst.
  • Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG
    Sofern man den Freibetrag vss. nicht überschreiten wird und erneut keine Lust auf Umsatzsteuerrechnereien, Vor- und Nachzahlungen hat, empfiehlt sich die Wahl dieser Option. Hierbei muss allerdings auch der künftige Kunde bedacht werden, der durch eine nicht vorhandene USt ggf. je nach Branche, Region, etc. irritiert ist. Ergänzende Informationen finden sich auch auf der Webseite des BMWi.
    Vorsicht bei der Kleinunternehmerregelung, wenn man dem Freibetrag nahe kommt! Wird dieser überschritten, so muss die Umsatzsteuer nachgezahlt werden, obwohl man diese nie ausgewiesen und somit eingenommen hat! Hier ist zusätzlich zu beachten, dass der Freibetrag abhängig vom Gründungsdatum hochgerechnet wird. Wer somit im Januar gründet und im Dezember 8.000 Euro verdient, liegt unter dem Freibetrag von 17.500 Euro. Wer allerdings im Dezember gründet und 8.000 Euro verdient, überschreitet den Freibetrag, da der Monatsverdienst dann auf das Jahr hochgerechnet wird (8.000 x 12 = 96.000 Euro). Dies kann man umgehen, indem man die Gründung auf dem Formular (und bei einer GbR auch im Gesellschaftervertrag) rückdatiert.
  • Soll-/Istversteuerung
    Nach Möglichkeit empfiehlt sich die Istversteuerung. Hierbei muss die Umsatzsteuer dann gezahlt werden, wenn der Kunde auch gezahlt hat. Bei der Sollversteuerung muss gezahlt werden, sobald die Leistung erbracht wurde. Weist man keine USt aus, so ist der Punkt weniger relevant, aber trotzdem vorsorglich zu bedenken. Die Wahlmöglichkeit ist allerdings auch wieder an diverse Voraussetzungen geknüpft: Hier nachzulesen.
  • USt-IdNr
    Ob eine Umsatzsteueridentifikationsnummer notwendig ist, muss jeder selbst entscheiden. Bei Wahl der Kleinunternehmerregelung ist die Beantragung derselbigen sowieso komplizierter, da man ja eigentlich keine Umsatzsteuer ausweist (mehr Infos hier). Hier sind weitere Informationen einzuholen, Überlegungen anzustellen und dann entsprechend die richtigen Kreuze zu setzen.

Generell gilt, wie erwähnt: Der steuerliche Erfassungsbogen ist wie jeder Schritt im Gründungsprozess von den Eigenheiten des Unternehmens abhängig. Wer sich hier zu unsicher fühlt, sollte unbedingt einen Experten konsultieren, um späteren Ärger mit den Behörden zu vermeiden!

Nachdem das ausgefüllte Formular zurückgeschickt wurde, wird dieses erneut geprüft. Im Anschluss erhält man vom Finanzamt eine Bestätigung sowie die beantragte(n) Steuernummer(n). Sollte das Verfahren zu lange dauern und die Angelegenheit zeitkritisch sein, empfiehlt es sich freundlich nachzufragen. Teilweise ist es möglich eine Übergangssteuernummer zu erhalten. Manchmal sind die Steuernummern bereits genehmigt, allerdings benötigt der Weg durch den Drucker, in den Briefumschlag, bis zum Briefkasten mehrere Wochen.

Bei diesem Schritt entstehen in der Regel keine zusätzlichen Kosten!

 

4. Schritt. Alle Unterlagen vorhanden?

Am Ende sollte nochmals überprüft werden, ob alle nötigen Unterlagen für den offiziellen Unternehmensstart vorhanden sind.
Besitzt man einen Gewerbeschein für die konkrete Tätigkeit und (sofern nötig) eine Gewerbeerlaubnis. Ist man beim zuständigen Finanzamt gemeldet? Hat man eine Steuernummer und ggf. eine Umsatzsteueridentifikationsnummer erhalten?

Falls ja, so steht dem Einzelunternehmen oder der GbR von dieser Seite aus nichts mehr im Wege!

 

 

Ich hoffe, dass dieser Überblick dem ein oder anderen Suchenden weiterhilft. Für Detailfragen zu den einzelnen Schritten sollte man am besten mit den zuständigen Beamten in Finanzamt und Rathaus in Kontakt treten.

Weitere Informationen findet man zudem auf folgenden Seiten:

 

 

Unabhängig vom konkreten Thema möchte ich auch an dieser Stelle einen Buchtipp loswerden
Der Weg zum erfolgreichen Unternehmer

Eine spannende Lektüre für alle, die mit ihrem Unternehmen richtig durchstarten wollen und sich noch einen Tick stärker für Unternehmensgründung und Erfolg interessieren, als dies andere tun :).

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